Statuts

TITRE I. -- Dénomination, siège, objet, durée

Article 1. L’association est dénommée : " International Facility Management Association  -  Belgian Chapter  vzw - asbl", en abrégé “IFMA Belgium”.

Article 2. Le siège social est établi à 1831 Diegem, av Pégasus 5.  Par décision de l’assemblée générale, il peut être transféré dans tout autre lieu en Belgique.  Le siège relève de l’arrondissement juridique de Bruxelles.

L’association est la branche belge de : The International Facility Management Association (IFMA), une personne juridique constituée en vertu des lois de l’Etat du Texas (Etats-Unis), situé à Houston, Texas, ci-après également dénommé : Association.

Article 3.1. L’association est active sur le plan du management facilitaire et a pour but, e.a.: 

  • accroître la connaissance et l’expérience de ses membres sur plan du développement international
  • renforcer la prise de conscience de la valeur ajoutée que les services facilitaires peuvent avoir sur l’activité principale
  • présenter et développer le management facilitaire afin qu’il soit reconnu comme domaine à part entière
  • améliorer le niveau de formation et la carrière professionnelle des managers facilitaires
  • développer des méthodes et techniques standards
  • former des groupes de travail et de spécialistes afin d’approfondir l’expérience dans des domaines spécifiques
  • la conception et la mise en œuvre de projets de recherche
  • mettre une plate-forme à disposition des managers du facilitaire, fournisseurs, les groupes professionnels, les associations, les écoles supérieures, les universités et l’administration publique, …afin qu’ils puissent se concerter 
  • donner des informations actuelles relatives au facility management à ses membres
  • tout ce qui a un lien direct ou indirect, ou s’y rapproche; ce dans le sens le large du terme
  • représenter les intérêts professionnels de tous types d’organisations

Article 3.2. Atteindre l’objectif. 

L’association tente d’atteindre son objectif par:

  • la collaboration active avec d’autres branches IFMA
  • jouer un rôle actif lors de conférences nationales et internationales et de congrès
  • participer activement à l’organisation de réunions sur le domaine (international) en relation avec l’organisation clientèle
  • l’utilisation de tout autre moyen légal qui peut être utile ou nécessaire pour atteindre l’objectif définit

Pour atteindre son objectif, l’association peut exercer toutes les activités, y compris économiques et posséder ou acquérir tous biens mobiliers et immobiliers.  Elle peut, dans le cadre des dispositions légales, accepter tout don entre vifs ou par testament; ce à condition que les revenus soient exclusivement consacrés à atteindre l’objectif de l’association. 

Article 3.3.  L’association est tenue de suivre les directives respectives prescrites ou décrétées par l’Association. 

Article 4. L’association est constituée pour une durée indéterminée.  Elle peut être dissoute en tout temps.  

TITRE II. -- Membres

Article 5. Chaque membre, personne physique ou personne morale, appartient, en fonction de son activité professionnelle, à l’un des groupes suivants:

  • Professionnel: celui ou celle qui, dans le cadre de son activité professionnelle est responsable de l’organisation ou l’enseignement d’au moins deux des activités suivantes:
    • la planification stratégique du facilitaire
    • la planification tactique du facilitaire
    • l’élaboration des budgets pour le facilitaire
    • achat et vente de biens immobiliers (real estate)
    • space planning, design d’intérieur, gestion de l’espace, gestion du lieu de travail
    • projets d’architecture et planning
    • bien-être au travail (sécurité au travail, hygiène, ergonomie,…)
    • ingénierie
    • constructions neuves et rénovations
    • maintenance et gestion des installations
  • Commercial: celui ou celle qui travaille comme conseiller, représentant d’un fabricant, fournisseur, vendeur de produits et services, au sein d’une organisation active dans le facilitaire. 
  • Pensionné: un membre professionnel ou commercial qui n’a plus un emploi à temps plein en raison de sa pension.
  • Etudiant: personne qui suit une formation de minimum 12 heures/semestre de facility management ou des études apparentées.

Cette répartition est sujette à modifications ordonnées par l’association. Tous les membres ont le droit de vote lors de l’assemblée générale de l’association. 

Article 6. Le nombre de membres est illimité avec un minimum de cinq. 

Article 7. Tout membre affilié s’engage à se conformer aux statuts et règlements, ainsi que les décisions du Conseil d’Administration. 

Article 8. Chaque membre paie une cotisation annuelle qui ne pourra être supérieur à EUR 10 000.

Article 9. 1. Chaque candidat membre doit soumettre sa candidature au Conseil de Gestion.  Le nouveau membre est admis par décision du Conseil d’Administration.

Article 9. 2. Tout membre est libre de se retirer de l’association en adressant par écrit sa démission au Conseil d’Administration.  Le membre démissionnaire ne peut faire valoir ses droits sur le fonds social de l’association, ni réclamer le remboursement des cotisations versées. 

Article 9. 3. L’exclusion d’un membre ne peut être prononcée que par l’Assemblée Générale à la majorité des 2/3 des voix.  Le membre exclu ne peut faire valoir ses droits sur le fonds social de l’association, ni réclamer le remboursement des cotisations versées. Le Conseil d’Administration informera le membre par écrit. 

Article 9.4. Un membre est présumé démissionnaire par défaut de paiement de sa cotisation annuelle.  

TITRE III. -- Assemblée générale

Article. 10.

L’assemblée générale est le pouvoir souverain de l’association.  Elle est composée de tous les membres et présidée par le président du Conseil d’administration.
 
Elle possède les pouvoirs qui lui sont expressément reconnus, conformément aux dispositions légales en la matière:

  • la modification des statuts et de l’objectif de l’association;
  • l’approbation des comptes et budgets;
  • la nomination et la révocation des Administrateurs;
  • la nomination et la révocation des commissaires et la fixation de leur rémunération;
  • la décharge à octroyer aux administrateurs et aux commissaires;
  • l’exclusion de membres;
  • la transformation de l’association en société à finalité sociale;
  • la dissolution de l’association;
  • et tous les cas où les statuts exigent une décision de l’assemblée générale.

Article 11.1. Il doit être tenu au moins une assemblée générale chaque année.  Dans des circonstances particulières, sur jugement sage du Conseil d’Administration, mais également sur demande d’un cinquième des membres, une assemblée générale extraordinaire sera convoquée.

Article 11.2. L’assemblée générale doit être convoquée par le Conseil d’Administration qui propose une date, l’heure, le lieu et définit l’ordre du jour.  Chaque proposition signée par un vingtième des membres, transmise au moins un jour avant la date au Conseil d’administration, doit être portée à l’ordre du jour.

Article 11.3. L’assemblée générale est convoquée par lettre ordinaire ou courriel, envoyé au moins huit jours avant la date de celle-ci. La convocation doit préciser l’ordre du jour.  Toute proposition signée par un vingtième des membres, doit être portée à l’ordre du jour.

Article 12.1. Un membre a droit à une voix.   Il peut se faire représenter par un autre membre à qui il donne procuration écrite.  Tout membre ne peut détenir qu’une procuration.

Article 12.2. L’assemblée générale décide seule des points inscrits à l’ordre du jour.  Lors de la réunion et à la majorité des 2/3 des membres présents ou représentés, un nouveau point peut être ajouté à l’ordre du jour.  

Article 12.3. L’assemblée générale statue valablement, quel que soit le nombre de membres présents, sauf dans les cas où la loi ou les statuts prescrivent une majorité spéciale.  Les décisions sont prises à la majorité de ses membres présents ou représentés. Sauf majorité spéciale requise par les statuts ou par la loi.  En cas de partage des voix, la proposition est acceptée.  Pour le calcul de la majorité, il n’est pas tenu compte des votes blancs ou nuls. 

Article 12.4. Pour la modification des statuts, l’art. 8 de la Loi du 27 juin 1921, modifié par la Loi du 2 mai 2002 est d’application.  En cas de changement d’un des objectifs pour lesquels l’association a été constituée, l’art. 8 de cette même loi est d’application.

Pour l’exclusion d’un membre, c’est l’art. 12 de la Loi du 27 juin 1921, modifié par la Loi du 2 mai 2002 qui est d’application.

Article 12.5. Le vote concernant des personnes et/ou des matières personnalisables est toujours secret..

Article 13. Les décisions de l’assemblée générale sont consignées dans un procès-verbal signé par le président et le secrétaire.  Ces documents sont conservés au siège de l’association où les rapports peuvent être consultés par des parties tierces intéressées. 

TITRE IV. -- Conseil d'administration

Article 14. L’association est administrée par un conseil de minimum trois personnes qui sont élues par les membres de l’Assemblée Générale, pour une période de trois ans.   Elles sont rééligibles mais démissionnaire sur leur 71ème anniversaire.  Un membre affilié peut également se présenter comme candidat membre du conseil d’administration.

Article 15.1. Les candidatures pour le conseil d’administration sont communiquées par écrit au secrétaire, au plus tard 10 jours avant l’Assemblée Générale.

Article 15.2. Les candidatures sont présentées lors de l’Assemblée générale qui décide à la majorité simple de la nomination définitive.  Si le nombre de candidats est supérieur au nombre de mandats et/ou aucuns des dix candidats n’obtient la majorité absolue des suffrages exprimés, il peut être tenu maximum deux tours de scrutin supplémentaires.  Cependant, après le troisième tour, le conseil d’administration est définitivement composé, quel que soit le nombre d’administrateurs élus.

Article 15.3. Le Conseil d’Administration désigne en son sein un président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier.

Article 15.4. En cas de démission temporaire d’un administrateur, l’assemblée générale pourvoira au remplacement.  Le/la remplaçant(e) ainsi désigné(e) est présenté(e) lors de la première assemblée générale qui suit pour approbation.  Ce/cette remplaçant(e) achève le mandat de celui/celle qu’il/elle remplace.

Article 15.5. Un mandat dans le Conseil d’Administration est non rémunéré. 

Article 15.6. Un membre du Conseil est d’office démissionnaire après trois absences consécutives à une réunion du Conseil.

Article 16.1. Le Conseil d’administration se réunit sur convocation du président et sur demande de minimum 2 administrateurs.

Article 16.2. Les décisions peuvent seulement être prises sur des éléments à l’ordre du jour joints à la convocation, sauf si, au cours de la réunion, une majorité des Administrateurs marque son accord sur l’ajout d’un point.

Article 16.3. Le Conseil d’administration peut valablement délibérer quel que soit le nombre de membres présents.  Les décisions sont prises à la majorité simple.  En cas d’égalité des voix, celle du président est prépondérante.

Article 16.4. Les décisions du Conseil d’administration sont inscrites dans un procès-verbal signé par le président et le secrétaire.  Ces documents sont conservés au siège de l’association, où ils peuvent être consultés par les membres.

Article 16.5. Les procurations ne sont pas acceptées lors du Conseil d’administration.

Article 17.1. Le Conseil d’administration est compétent pour toutes les questions, à l’exception de celles expressément réservées par la loi et les statuts de l’Assemblée générale.

Article 17.2. Le Conseil d’administration fixe les modalités de remboursement des frais faits au profit de l’association.

TITRE V. -- Gestion journalière

Article 18.1. La gestion journalière de l’association est assurée par le comité de gestion journalière.  Ce comité est composé d’un président d’association, un vice-président, un secrétaire, un trésorier, un directeur, un responsable du secrétariat et maximum 2 membres du Conseil d’administration; ce pour une durée de 3 ans. Tous les membres sont désignés par le Conseil d’administration.  

Le cessation du comité de gestion journalière peut se faire:

  1. par démission sur base volontaire d’un membre du comité de gestion journalière; démission notifiée par écrit au Conseil d’administration
  2. par révocation du Conseil d’administration, à la majorité des voix des administrateurs présents, qui délibèrent valablement que si la majorité des membres est présente.  La décision du Conseil d’administration doit être notifiée à l’intéressé.

Article 18.2. Pouvoirs de signature:

Les compétences à engager l’association sont fixées comme suit:

  • Délégation des pouvoirs au Directeur pour tous les engagements nécessaires au fonctionnement de l’association et dans la limite du budget, pour un montant maximal de 5000€.  En cas de contrat étendu, le montant est calculé sur la durée de l’engagement.
  • Une deuxième signature du Président, du Vice-Président, du Secrétaire ou du Trésorier est nécessaire pour tout engagement supérieur à 5000€.
  • Le Président, le Vice-Président, le Secrétaire ou Le Trésorier peuvent engager l’association pour un montant maximal de 25.000€; ce dans le cadre des objectifs de l’association et dans la limites du budget.
  • Pour tout engagement supérieur à 25.000€, un accord formel doit être émis par le Conseil d’administration.
  • Toutes les opérations auprès d’une banque ou d’un organisme officiel doit être approuvé par au moins une signature soit du Président, du Vice-Président, du Secrétaire ou du Trésorier.  

Article 18.3. Le Conseil d’administration délègue au Comité de gestion journalière ce qui suit: 

- Des actes strictement nécessaires au fonctionnement quotidien de l’association:

  1. La préparation et le contrôle des budgets
  2. L’organisation d’événements
  3. L’organisation de groupes de travails et commissions
  4. L’organisation de formations
  5. L’organisation et le suivi de sponsoring
  6. Gérer le secrétariat
  7. Toutes les opérations financières journalières
  8. La mise à jour de la base de données des membres
  9. Relations publiques et marketing

- Actes qui pourraient être considérés comme secondaires
- Points d’action urgents lorsque le Conseil d’administration est dans l’impossibilité matérielle de se réunir

Article 18.4. Le Comité de gestion journalière est un organe collégial qui décide à la majorité simple, sous réserve que la moitié des membres est présents. 

Article 18.5. Le Président fait rapport des décisions prises au Comité de gestion journalière lors de la réunion du Conseil d’administration.   

TITRE VI. -- Gestion financière

Article 19. L’exercice comptable s’étend du 01/07 au 30/06. 

Article 20.1. Les comptes et les budgets sont soumis par le Conseil d’administration à l’Assemblée générale pour approbation.

Article 20.2. L’Assemblée générale nomme un responsable chargé de la vérification annuelle des comptes.  Sa mission est d’une durée indéterminée. 

Article 21. Le Conseil d’administration désigne un/des titulaire(s) de la signature pour le compte bancaire. 

TITRE VII. -- Dissolution et liquidation

Article 22.1. Sauf dissolution judiciaire, seul l’Assemblée générale décide de la dissolution de l’association, conformément aux articles 20 et suivant la loi du 27 juin 1921, telle que modifié par la loi du 2 mai 2002 et conformément aux statuts.

Article 22.2. En cas de dissolution décidée par l’Assemblée générale, cette dernière nommera un ou plusieurs liquidateurs et décidera de l’affectation de l’actif net de l’association.  Il sera transféré à une association avec un objectif similaire. 

TITRE VIII. -- Dispositions finales

Article 23. Un règlement d’ordre intérieur sera établi par le Conseil d’administration et seront obligatoires pour les membres.

Article 24. Des questions non reprises pas les statuts actuels et le règlement d’ordre intérieur sont traitées conformément à la loi du 27 juin 1921, telle que modifiée par la loi du 02 mai 2002.

Article 25. Tout litige juridique ressort de la compétence des juridictions de l’arrondissement du siège social de l’association.

 

Le Présidant,                                                                     Le Trésorier,
Jean Morren                                                                      Tim de Wit