Statuts 2019

TITRE I. -- Dénomination, siège, objet, durée

Article 1er. L’association est dénommée : " International Facility Management Association - Belgian Chapter asbl - vzw", en abrégé “IFMA Belgium”.

Article 2. Le siège social est établi à 1831 Diegem, av Pégasus 5.  Par décision de l’assemblée générale, il peut être transféré dans tout autre lieu de la Région flamande ou de la Région de Bruxelles-Capitale. Le siège relève de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles.

L’association est la branche belge de : The International Facility Management Association (IFMA), une personne morale constituée en vertu des lois de l’Etat du Texas (Etats-Unis), sise à Houston, Texas, également dénommée ci-après : Association.

Article 3.1 L’association a notamment pour objet dans le domaine du management facilitaire :

  1. définir, présenter et développer le management facilitaire afin qu’il soit reconnu comme secteur professionnel à part entière et renforcer la prise de conscience de la valeur ajoutée que les services facilitaires peuvent avoir sur l’activité principale 
  2. accroître la connaissance et l’expérience de ses membres (notamment en ce qui concerne les évolutions nationales et internationales du management facilitaire) et améliorer le niveau de formation et la carrière professionnelle des managers facilitaires (présentations, ateliers, tool events…)
  3. soutenir et développer de nouvelles normes et techniques en management facilitaire
  4. offrir une plate-forme en vue du réseautage des managers facilitaires, fournisseurs, groupes professionnels, associations, hautes écoles, universités et de l’administration publique, etc…
  5. représenter les intérêts professionnels lors de tous types d’organisations.

Article 3.2. L’asbl atteint son objectif grâce aux activités suivantes :

  1. la collaboration active avec d’autres IFMA Chapters, associations professionnelles, établissements de formation et entreprises
  2. la prise en charge d’un rôle actif lors de conférences nationales et internationales et de congrès
  3. l’organisation de groupes de travail et de tables rondes en vue d’approfondir des thèmes spécifiques
  4. la communication aux membres d’informations actuelles sur le management facilitaire
  5. l’organisation, la facilitation et l’exécution de projets de recherche
  6. la participation active à l’organisation de rencontres (nationales et internationales) dans le domaine professionnel concerné

Pour atteindre son objectif, l’association peut exercer toutes activités, y compris économiques, et posséder ou acquérir tous biens mobiliers et immobiliers.  Dans le cadre des dispositions légales, elle peut accepter tout don entre vifs ou par testament. Tout cela à condition que les revenus soient exclusivement consacrés à l’objet de l’association.  

Article 3.3 L’association est tenue de suivre les règles et directives telles que prescrites par l’Association

Article 4 L’association est constituée pour une durée indéterminée. Elle peut toujours être dissoute moyennant le respect des dispositions légales.

TITRE II. -- Membres

Article 5. Chaque membre, personne physique ou personne morale, appartient, en fonction de son activité professionnelle, à l’un des groupes suivants :

  • Professionnel : celui ou celle qui, dans le cadre de son activité professionnelle assume l’organisation ou l’enseignement d’une ou plus des activités qui relève(nt) du secteur du management facilitaire et/ou immobilier
  • Commercial : celui ou celle qui travaille comme conseiller ou représentant commercial d’un fabricant ou fournisseur, pour une organisation active dans le management facilitaire ou immobilier
  • Retraité : un membre professionnel ou commercial qui n’exerce plus un emploi à temps plein en raison de sa mise à la pension
  • Etudiant : personnes qui suivent une formation d’au moins 12 heures/semestre en facility management ou des études apparentées.

Cette classification est sujette à modifications imposées par l’association.
Tous les membres ont le droit de vote lors de l’assemblée générale de l’association.

Article. 6. Le nombre de membres est illimité avec un minimum de cinq.

Article. 7. Du fait de leur adhésion, tous les membres s’engagent à se conformer aux statuts et règlements, ainsi qu’aux décisions du Conseil d’Administration.

Article. 8. Chaque membre paie une cotisation annuelle qui peut faire l’objet d’une indexation et qui s’élève au maximum à EUR 10 000.

Article. 9. 1. Les candidats membres introduisent leur candidature auprès du Conseil de Gestion. L’admission de nouveaux membres relève du Conseil d’Administration.

Article. 9. 2. Tout membre est libre de se retirer de l’association. Ceci doit se fait par un écrit adressé au Conseil d’Administration. Le membre démissionnaire ne peut faire valoir de droits sur les avoirs de l’association, ni réclamer le remboursement de sa cotisation. Un membre est considéré comme démissionnaire s’il néglige de payer sa cotisation annuelle.

Article. 9. 3. L’exclusion d’un membre ne peut être prononcée que par l’Assemblée Générale à la majorité des deux tiers des voix. Le membre exclu ne peut faire valoir de droits sur les avoirs de l’association, ni réclamer le remboursement de sa cotisation. Le Conseil d’Administration en informe le membre par écrit.

TITRE III. – Assemblées générales

Article. 10. L’assemblée générale est le pouvoir souverain de l’association.  Elle est composée des membres et est présidée par le président du Conseil d’administration.

Relèvent exclusivement de ses compétences, moyennant le respect des dispositions légales en la matière :  

  • l’approbation des comptes et du budget;
  • la nomination et la révocation des Administrateurs;
  • la nomination et la révocation des commissaires et la fixation de leur rémunération;
  • la décharge à octroyer aux administrateurs et aux commissaires;
  • l’exclusion de membres;
  • la transformation de l’association en société à finalité sociale;
  • la dissolution de l’association;
  • et tous les cas dans lesquels les statuts exigent une décision de l’assemblée générale.

Article. 11. 1. L’assemblée générale est convoquée au moins une fois par an. Dans des circonstances particulières, dont juge le Conseil d’Administration dans toute sa sagesse, ainsi qu’à la demande d’un cinquième des membres, une assemblée générale extraordinaire sera convoquée.

Article. 11. 2. Le Conseil d’Administration convoque l’assemblée générale, en fixe la date, l’heure, le lieu et en établit l’ordre du jour. Chaque proposition signée par au moins un vingtième des membres et remise au moins un jour avant la date au Conseil d’administration, doit être inscrite à l’ordre du jour.

Article. 11. 3. La convocation s’effectue par courrier ordinaire ou par courriel, envoyé au moins huit jours au préalable. La convocation doit mentionner l’ordre du jour.  

Article. 12. 1. Chaque membre dispose d’une seule voix. Il peut se faire représenter par un autre membre par procuration écrite. Chaque membre ne peut être porteur que d’une seule procuration.

Article. 12. 2. L’assemblée générale décide seule des points inscrits à l’ordre du jour. Lors de la réunion et moyennant l’accord de tous les membres présents ou représentés, un nouveau point peut être ajouté à l’ordre du jour. 

Article. 12. 3. L’assemblée générale statue valablement, quel que soit le nombre de membres présents, sauf dans les cas où la loi ou les statuts requièrent une majorité spéciale. Les décisions sont prises à la majorité simple des membres présents ou représentés. Sauf si une majorité spéciale est requise par les statuts ou par la loi.
En cas de partage des voix, la proposition n’est pas acceptée, puisqu’elle ne recueille pas de majorité.
Pour le calcul de la majorité, il n’est pas tenu compte des votes blancs ou nuls.

Article 12.4. Pour la modification des statuts, l’art. 8 de la loi du 27 juin 1921, tel que modifié par la loi du 2 mai 2002 s’applique.  En cas de modifications de l’un des objets pour lesquels l’association a été constituée, l’art. 8 de la même loi est d’application.
Pour l’exclusion d’un membre, c’est l’art. 12 de la loi du 27 juin 1921, tel que modifié par la loi du 2 mai 2002 qui s’applique.

Article. 12.5. Les votes concernant des personnes et/ou des matières personnalisables sont toujours secrets.

Article. 13. Les décisions de l’assemblée générale sont consignées dans un procès-verbal signé par le président et le secrétaire.  Ces documents sont conservés au siège de l’association où ils peuvent être consultés par des tiers intéressés.

TITRE IV. – Conseil d’administration

Article. 14. L’association est administrée par un conseil de minimum 5 personnes, qui sont élues par les membres de l’assemblée générale, pour une période de trois ans. Elles sont chaque fois rééligibles. Tout membre affilié peut se porter candidat en vue de faire partie du conseil d’administration.    

Article. 15. 1. Les candidatures pour le conseil d’administration sont portées à la connaissance au secrétaire par écrit, au plus tard 15 jours avant l’assemblée générale. 

Article. 15. 2. Les candidatures sont présentées lors de l’Assemblée générale qui décide à la majorité simple de la nomination définitive. Le nombre maximum de mandats au Conseil d’administration s’élève à 10. Si le nombre de candidats est supérieur au nombre de mandats à pourvoir et qu’il n’y a pas d’unanimité sur l’attribution des mandats, deux tours de scrutin supplémentaires peuvent être organisés. Après le troisième tour, les voix du conseil d’administration en place sont prépondérantes.

Article. 15. 3. Le Conseil d’Administration désigne en son sein un président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier.

Article. 15. 4. En cas de démission prématurée d’un administrateur, celui-ci peut coopter un nouvel administrateur, sauf si les statuts excluent cette possibilité. Lorsqu’un siège d’administrateur devient vacant, les administrateurs restants ont le droit de coopter un nouvel administrateur, afin qu’il achève le mandat en cours. L’assemblée générale suivante doit confirmer le mandat de l’administrateur coopté. En cas de confirmation, l’administrateur coopté achève le mandat de son prédécesseur. En l’absence de confirmation, le mandat de l’administrateur coopté s’achève à l’issue de l’assemblée générale, sans que cela porte préjudice à la régularité de la composition du Conseil d’administration jusqu’à ce moment.   

Article. 15. 5. Un mandat au sein du Conseil d’Administration est non rémunéré.

Article. 15.6. Un membre du Conseil est d’office démissionnaire après trois absences consécutives à une réunion du Conseil ou si l’assemblée générale en décide ainsi.

Article 15.7. Un membre du Conseil d’administration est censé participer activement à la réalisation de l’objet de l’IFMA. Cela signifie participer aux différents groupes de travail ou groupes de pilotage et éventuellement les présider.

Article. 16. 1. Le Conseil d’administration se réunit à l’invitation du président et aussi à la demande d’au moins deux administrateurs.

Article. 16. 2. Des décisions ne peuvent être prises que sur les points de l’ordre du jour joint à la convocation, sauf si, au cours de la réunion, une majorité des Administrateurs marque son accord sur l’ajout d’un point. 

Article. 16. 3. Le Conseil d’administration peut statuer valablement si au moins la moitié des administrateurs sont présents. Les décisions sont prises à la majorité simple des membres du Conseil d’administration présents, à l’exclusion des absents, des votes nuls et des abstentions. En cas de parité des voix émises, celle du président est prépondérante. 

Article. 16. 4. Les décisions du Conseil d’administration sont consignées dans un procès-verbal et signées par le président et le secrétaire.  Ces documents sont conservés au siège de l’association, où ils peuvent être consultés par les membres. 

Article. 16. 5. Les procurations ne sont pas acceptées au sein du Conseil d’administration.

Article. 17. 1. Le Conseil d’administration est compétent pour toutes les matières, à l’exception de celles qui sont expressément réservées à l’assemblée générale par la loi et les statuts. 

TITRE V. – Gestion journalière

Article. 18.1. La gestion journalière de l’association est assurée par le comité de gestion journalière. 
Ce comité est composé du président de l’association, du vice-président, du secrétaire, du trésorier, d’un directeur et d’un responsable du secrétariat et au maximum de deux membres du Conseil d’administration. Tous les membres sont désignés par le Conseil d’administration pour une durée de 3 ans. 
Si le Comité de gestion journalière est incomplet, le Conseil d’administration prendra toutes les mesures nécessaires en vue d’assurer la continuité.
La gestion journalière comprend aussi bien les actes et les décisions qui ne vont pas au-delà des besoins de la vie journalière de l’association, que les actes et décisions qui, soit du fait de leur moindre importance, soit du fait de leur caractère urgent, ne justifient pas l’intervention du Conseil d’administration.
Toutes les décisions qui vont au-delà de la gestion journalière sont réglées via une procuration distincte ou via l’application d’une clause de signature, prévoyant que seuls les administrateurs détiennent le pouvoir de signature.

Le mandat des membres du comité de gestion journalière peut prendre fin :

  1. de manière volontaire par un membre du comité de gestion journalière qui dépose sa démission écrite auprès du Conseil d’administration
  2. par révocation par Conseil d’administration, à la majorité des voix des administrateurs présents, qui délibèrent valablement à ce sujet si la majorité des membres est présente. La décision du Conseil d’administration doit être portée à la connaissance de l’intéressé. 

Article. 18. 2. Pouvoirs de signature :

Les compétences d’engager l’association sont définies comme suit :

  • Délégation des pouvoirs au Directeur pour tous les engagements nécessaires dans le cadre des actes de gestion journalière et dans la limite du budget, pour un montant maximal de 5000 Euros.  Pour des engagements s’étalant dans le temps, le montant est calculé sur la base de la durée totale de l’engagement. Pour des actes ne relevant pas de la gestion journalière, une procuration séparée sera établie.   
  • Une deuxième signature du Président, du Vice-Président, du Secrétaire ou du Trésorier est nécessaire pour tout engagement supérieur à 5000 Euros.
  • Le Président, le Vice-Président, le Secrétaire ou Le Trésorier peuvent engager l’association pour un montant maximal de 25.000 Euros, dans le cadre des objectifs de l’association et dans les limites du budget. Les clauses de signature pour le président, le vice-président, le secrétaire ou le trésorier concernent la représentation en justice et en dehors de celle-ci. Il s’agit d’une représentation plus large que celle de la gestion journalière.
  • Pour tout engagement supérieur à 25.000 Euros, le Conseil d’administration devra donner son accord formel.
  • Toutes les opérations bancaires ou auprès de toute autre instance officielle seront approuvées par au moins une signature, à savoir celle du Président, du Vice-Président, du Secrétaire ou du Trésorier. 

Article. 18. 3. Le Conseil d’administration délègue au Comité de gestion journalière ce qui suit :

Les actes strictement nécessaires au fonctionnement quotidien de l’association : 

  1. Préparer et contrôler les budgets
  2. Organiser et participer à des événements
  3. Organiser et participer à des groupes de travail et commissions
  4. Organiser et participer à des formations
  5. Organiser et assurer le suivi du sponsoring
  6. Gérer le secrétariat
  7. Toutes les opérations financières journalières
  8. Gérer le fichier des membres
  9. Mise en réseau et marketing

Les actes urgents qui relèvent normalement de la responsabilité du Conseil d’administration si celui-ci se trouve dans l’impossibilité matérielle de se réunir.

Article. 18. 4. Le Comité de gestion journalière est un organe collégial qui ne peut décider à la majorité simple qu’à condition que la moitié des membres soit présente.  

Article. 18. 5. Le Président fait rapport des décisions prises au sein du Comité de gestion journalière lors des réunions du Conseil d’administration

TITRE VI. – Gestion financière

Article. 19. L’exercice comptable s’étend du 01/07 au 30/06.

Article. 20. 1. Les comptes et les budgets sont soumis par le Conseil d’administration à l’Assemblée générale pour approbation.

Article. 20. 2. L’Assemblée générale nomme un responsable chargé de la vérification annuelle des comptes. Son mandat est à durée indéterminée.

Article 21. Le Conseil d’administration désigne un/des titulaire(s) de la signature pour le compte bancaire.

TITRE VII. – Dissolution et liquidation

Article 22. 1. Sauf dissolution judiciaire, seule l’Assemblée générale décide de la dissolution de l’association, conformément aux articles 20 et suivants la loi du 27 juin 1921, telle que modifiée par la loi du 2 mai 2002 et conformément aux statuts actuels.

Article 22. 2. En cas de dissolution décidée par l’Assemblée générale, cette dernière nommera un ou plusieurs liquidateurs et décidera de l’affectation de l’actif net de l’association. Celui-ci sera transféré à une association avec un objet similaire. 

TITRE VIII. – Dispositions finales

Articlel. 23. Un règlement d’ordre intérieur sera établi par le Conseil d’administration et sera contraignant pour les membres.  

Article. 24. Des questions non prévues par les statuts actuels et le règlement d’ordre intérieur sont traitées conformément Code des Sociétés et des Associations, adapté le 1er mai 2019. 

Article. 25. D’éventuels litiges en justice sont de la compétence du tribunal de Bruxelles, section néerlandophone.