Wedstrijdreglement 

 
Artikel 1    Organisatie

De organisatie van de Facility Awards wordt verzekerd door IFMA (International Facility Management Association) – Belgian Chapter vzw – Pegasuslaan 5, 1831 Diegem. Het wedstrijdreglement, het verloop van de verkiezing en de deliberaties door de jury zijn niet onderworpen aan welke externe verantwoording ook.

Artikel 2    Omschrijving van de wedstrijd 

De Facility Awards hebben tot doel meerwaarde te bieden voor het vakgebied en de werkzaamheden van de Facility Manager.  Er worden prijzen toegekend in volgende twee categorieën:

  • Facility Management Project of the Year
     
    Het Facility Management Project of the Year bekroont een team dat – aan de hand van een project dat ondermeer het beheer van gebouwen, de werkomgeving, de facilitaire dienstverleningen, mobiliteit en vlootbeheer optimaliseert - bijdraagt tot het succes van de desbetreffende onderneming.  Zowel projecten ingediend door KMO’s als door grote ondernemingen en instellingen hebben dezelfde kansen om in aanmerking te komen voor de toekenning van een Award, gezien de jury zich hoofdzakelijk focust op de toegevoegde waarde van het project, zonder rekening te houden met de dimensie en aard van de ondernemingsactiviteiten.  Het project kan zowel betrekking hebben op de hele facilitaire organisatie van een bedrijf als op een gedeeltelijk aspect van de facilitaire diensten. 

  • Best FM Thesis
     
    De ‘Best FM Thesis’ bekroont de meest kwalitatieve en originele eindejaarsthesis van een student die de Posthogeschoolopleiding FM bij Odisee of Post-graduaat Opleiding bij HEPL in Facility Management heeft gevolgd. 

 Artikel 3    Facility Management: verloop van de verkiezing

 1.  Inschrijving

Om deel te nemen dient elke kandidaat een inschrijvingsformulier in te vullen en terug te sturen per email vóór 7 december 2018 t.a.v. Tanja Barella – tanja.barella@ifma.be

2. Dossier voor kandidatuur

Na ontvangst van het inschrijvingsformulier stuurt de inrichtende organisatie de kandidaat een vragenlijst die toelating geeft tot de samenstelling van het kandidatuurdossier.
Dit dossier dient ingevuld teruggestuurd te worden tegen ten laatste 14 december 2018 naar IFMA vzw - Pegasuslaan 5, 1831 Diegem - t.a.v. Tanja Barella – tanja.barella@ifma.be.  Het dossier mag maximaal 20 pagina’s omvatten, inclusief bijlagen. 

3. Verkiezing van de genomineerden

De jury bestudeert de dossiers van de kandidaatstellingen en kiest daar 6 projecten uit. De genomineerden worden ingelicht over hun selectie tegen 15 januari 2019. 

4. De juryprijs

Elke genomineerde wordt uitgenodigd om zijn/haar project voor de jury te verdedigen. Deze verdediging zal ongeveer 40 minuten in beslag nemen: de kandidaat krijgt 20 min om de sleutelaspecten van het project toe te lichten gevolgd door 20 minuten Q&A-sessie.
De juryverdediging vindt plaats eind maart/begin april 2019. Op het einde van deze jurydag zal elk jurylid zijn/haar stem uitbrengen in functie van duidelijk omschreven evaluatiecriteria. De samengestelde stembeurt van alle juryleden zal uiteindelijk de finale jurywinnaar aanduiden. 

5. Publieksprijs

Een speciale publieksprijs wordt toegekend aan één van de genomineerde projecten, onafhankelijk van de prijs van de jury. Elk project dat voor de finale wordt weerhouden, komt in aanmerking voor een reportage in het IFMA FM-Magazine. 
Het publiek kan stemmen voor zijn/haar voorkeurskandidaat d.m.v. een stemformulier dat online ter beschikking is op www.ifma.be. Er kan slechts één stem worden uitgebracht per geldig e-mailadres. De publieksstemming wordt afgesloten één week voor de uitreiking van de awards.
Tijdens de plechtige awardceremonie heeft het publiek eveneens de mogelijkheid ter plaatse live te stemmen. Elke finalist zal voor de televoting de mogelijkheid krijgen om het project aan het grote publiek voor te stellen, eventueel via een videofilm die het project beschrijft. Het uiteindelijke resultaat van de publieksstemming zal worden bepaald enerzijds door de stemmen uitgebracht op www.ifma.be (met een afweging van 40% in de resultaatsberekening) en de rechtstreekse stemmen uitgebracht tijdens de prijsuitreiking (afweging van 60% in de resultaatsberekening).  

6. Bekendmaking van de resultaten

De namen van de jurywinnaar en de winnaar van de speciale publieksprijs zullen bekendgemaakt worden tijdens de plechtige ceremonie van de Facility Awards.

Artikel 4      Facility Managment Project of the Year: kandidaturen en nominaties

  • Voor welke type project kan een kandidatuur ingediend worden?

    Elk project dat betrekking heeft tot de facilitaire organisatie van een bedrijf: het vastgoedbeheer, het beheer van gebouwen, de werkomstandigheden en de - omgeving, de dienstverlening aan personen, de mobiliteit. Projecten uit alle sectoren komen hiervoor in aanmerking: overheid, private sector, onderwijs, zorgsector, hotelwezen, …
    Het ingediende project dient verbonden te zijn met een onderneming, een organisatie of een instelling die in België is gevestigd. Het project dient geïmplementeerd te zijn tussen 1 januari 2017 en 31 december 2018.

  • Kandidaatstelling

    Door zich kandidaat te stellen aanvaardt de onderneming het wedstrijdreglement van de Facility Awards. De nominatie heeft betrekking tot een persoon die de kandidatuur zal vertegenwoordigen gedurende het hele verkiezingsverloop. 

Volgens de procedure die in artikel 3 wordt toegelicht, aanvaardt de kandidaat om:

- het formulier voor kandidatuurstelling in te vullen
- het dossier voor kandidatuur in te dienen met de omschrijving van het project  

Indien de kandidaat als finalist wordt weerhouden, stemt hij/zij in met:

- een interview dat afgelegd wordt door een journalist ten einde het project in FM-Magazine voor te stellen
- de verdediging van zijn/haar project voor de jury
- de presentatie van zijn/haar project aan het brede publiek op de Facility Awards
- aanwezig zijn op de Facility Awards

De jury waarborgt de volstrekte onpartijdigheid tijdens de verkiezingsprocedure.

Alle vragen i.v.m. het dossier voor kandidaatstelling kunnen gericht worden tot IFMA: Pegasuslaan 5, 1831 Diegem - t.a.v. Tanja Barella - tanja.barella@ifma.be

Artikel 5       Jury

De jury voor de verkiezing van het Facility Management Project of the Year bestaat uit Facility Managers, vertegenwoordigers uit de vakverenigingen, onderwijs- en opleidingsinstellingen en de vakpers. De leden van de jury worden voorgesteld op de website: www.ifma.be

Er wordt geen enkele informatie bezorgd door de jury m.b.t. de resultaten van de verkiezingen vóór de officiële bekendmaking van de winnaars op de plechtige avond van de prijsuitreiking. 

De laureaten van de ‘Best FM Thesis’ worden verkozen door de pedagogische comités van de Posthogeschoolopleiding FM bij Odisee en de Postgraduat Opleiding bij HEPL, de Haute Ecole de la Province de Liège. 

Artikel 6        Facility Managment Project of the Year – Evaluatiecriteria door de jury

De selectie van de projecten die weerhouden zullen worden voor de finale alsook de objectieve verkiezingsprocedure van de winnaars zijn onderworpen aan volgende elf criteria:

  • de projectmatige dimensie van het dossier;
  • de toegevoegde waarde van het project ter algemene ondersteuning van de bedrijfsactiviteiten;
  • de toegevoegde waarde van het project voor de facilitaire organisatie: vereenvoudiging en doeltreffendheid van de procedures;
  • het professionalisme van het projectbeheer; benadering, methodologie en diepte-analyse;
  • bepaling van de meetbare indicatoren bij de implementatie van het project;
  • de interne en externe communicatie gevoerd bij de implementatie van het project;
  • het innovatief karakter;
  • de interne expertise van de onderneming inzake Facility Management.

Implementatie van het Project

  • Doeltreffendheid van de implementatie: timing, oplossingen, communicatie;
  • Financiële resultaten: ROI;
  • Kwalitatieve resultaten: tevredenheid van het bedrijfspersoneel; bijdrage tot werkomstandigheden en –omgeving;
  • De voorbeeldfunctie van het project: best practises voor Facility Management.